Vorgehensweise - Task Flow Mapping Ihres Tages

Eines der Dinge, die ich beim Auflisten von Aufgaben und Aktionen festgestellt habe, ist die Schwierigkeit, eine Liste in einem logischen Ablauf zu organisieren. Der Großteil meines Tages ist mit Aufgaben gefüllt, die ich in einer bestimmten Reihenfolge erledigen muss oder möchte, und ich wollte einen einfachen Weg, um den Ablauf meines Tages abzubilden. Als ich mich auf den Weg machte, dies zu tun, hatte ich mehrere Kriterien im Sinn:

  • Es musste einfach sein - ich wollte nicht, dass viele Optionen oder Dinge ausgefüllt wurden. Nur eine schnelle Möglichkeit, die Aktionen für meinen Tag abzubilden.
  • Es musste flexibel sein - Auch wenn ich weiß, welche Aufgaben oder Aktionen ich im Laufe meines Tages ausführen möchte, kommen die Dinge immer wieder auf. Daher musste es in der Lage sein, diese Elemente einzubauen, ohne den Fluss zu unterbrechen.
  • Es wäre nicht zeitbasiert - ich habe andere Möglichkeiten, zeitbasierte Dinge zu behandeln. Ich wollte, dass es sich ausschließlich um einen auf Prioritäten basierenden Ablauf von Aktionen für diesen Tag handelt.
  • Es wäre nicht projektbasiert - Wie bei zeitbasierten Sachen hatte ich bereits eine Möglichkeit, Projekte zu verfolgen. Dies wäre ein Fluss von Aufgaben für den Tag, der mehrere Projekte und Kontexte umfassen könnte.

Eine Task Flow Map ist geboren

Ich habe mit verschiedenen Methoden gespielt und viele waren viel zu komplex. Ein guter Ansatz ist Chris Brogans Beitrag zu Mini Process Flows. Es gab einige Ideen mit einem ähnlichen Geschmack wie das, was ich erreichen wollte. Aber weil ich faul bin, Dinge aufzuschreiben, wollte ich einen noch einfacheren Ansatz. Mein Ziel war es, ein Basisformular zu erstellen, das ich zu Beginn eines jeden Tages ausfüllen konnte, um alle meine Aufgaben oder Aktionen in der Reihenfolge abzubilden, in der ich sie abschließen wollte.

Das Arbeitsblatt, das ich erstellt habe, enthält eine Reihe von Feldern, eines für jede Aufgabe, wobei ein kleiner Pfeil den Fluss von einem Feld und einer Aufgabe zur nächsten angibt. Das Bild unten zeigt ein Beispiel eines mit Markierungen versehenen Arbeitsblatts (zum Vergrößern anklicken).

Das erste Feld enthält ein Pfeilfeld für die aktuelle Seitennummer und das letzte Feld für die Seite „Fortsetzung auf“. Wenn ich also mehr als 10 umsetzbare Aufgaben an einem Tag habe, fahre ich mit einem neuen Blatt fort.

Um Dinge wie Warten, Unterbrechungen, ungeplante Besprechungen und zurückgestellte Aufgaben unterzubringen, fügte ich benachbarte Kästchen mit einer gepunkteten Linie hinzu. Ich habe auch einen kleinen Kreis eingefügt, um die Art der Unterbrechung zu kennzeichnen. Einige der von mir am häufigsten verwendeten sind:

  • "W" = Warten auf oder @Warten.
  • "I" = Allgemeine Unterbrechung, einschließlich Anrufe, die ich entgegennehmen musste, ungeplante Besprechungen, Ausgehen zum Mittagessen usw.
  • "D" = Zurückgestellte Elemente, Aufgaben, die ich aus irgendeinem (wahrscheinlich guten) Grund verschoben habe.
  • "P" = auf jemand anderen verpfändet.

Die Idee ist, eine leicht zugängliche Karte meines Tages zu haben, auf der jede Aufgabe festgelegt ist und in die nächste fließt. Wenn ich eine Aufgabe erledige, kreuze ich das Kästchen an. Ursprünglich hatte ich ein Kontrollkästchen, mit dem ich fertige Objekte markieren konnte, aber es war nicht annähernd so erfreulich wie das Durchstreichen des Ganzen. Im Laufe des Tages kann ich deutlich sehen, was ich abgeschlossen habe und was noch zu tun bleibt.

Wenn ich am Ende des Tages nicht alle Aufgaben erledigen kann, beginne ich einfach dort, wo ich am nächsten Tag aufgehört habe, und beginne dann eine neue Seite mit den neuen Aufgaben für diesen Tag.

Ich habe kürzlich begonnen, das Arbeitsblatt "Task Flow" mit einer modifizierten Version des DYI Planner-Projektformulars zu kombinieren. Ich verwende das Projektformular, um den Gesamtfortschritt für jedes Projekt zu verfolgen, und lade dann das TaskFlow-Formular mit den Aufgaben hoch, die ich für jeden Tag benötige. Es hat mir enorm geholfen, meinen Prozess zu vereinfachen.

Damit ein System nützlich ist, muss es für mich einfach sein - etwas, das meinem Tag nicht nur zusätzlichen Overhead verleiht. Die Möglichkeit, Aufgaben klar und direkt zu verfolgen und trotzdem auf die von mir bevorzugte Weise zu arbeiten, hat mir geholfen, ein System zu erstellen, das ich tatsächlich verwende.

Arbeitsblatt zum Arbeitsablauf - PDF-Format

Tony D. Clark schreibt, zeichnet Cartoons, entwirft Software und Websites und verbringt viel Zeit damit, andere zu überreden, von zu Hause aus zu arbeiten, kreativ zu sein und das zu tun, was sie lieben. Sein Blog Success from the Nest konzentriert sich darauf, Eltern zu helfen, die von zu Hause aus sinnvoll arbeiten und mehr Zeit für ihre Familien und ihre Träume haben möchten.