Organisieren Sie Ihre Dokumente online

Wenn Sie nicht zu Hause arbeiten und Dinge möchten, die mobil zugänglich sind, haben Sie bereits einen E-Mail-Client wie Google Mail verwendet und sind auf dem Weg, ein vollständig online verfügbares Büro einzurichten.

Das Ablegen und Organisieren von Papierdokumenten ist mühsam und nimmt viel Platz in Anspruch, sodass Sie sie möglicherweise bereits über Ihren Scanner digitalisieren können. Auf diese Weise müssen alle Dokumente, die Sie online erhalten, nicht ausgedruckt werden. obwohl Sie wahrscheinlich alle Ihre wichtigen Dokumente irgendwo in Papierform aufbewahren werden.

Stellen Sie diese zusammen und Sie suchen nach einer Möglichkeit, Ihre Dokumente online zu organisieren. Hier sind drei Möglichkeiten und wie sie sich unterscheiden.

Box.net

Box.net ist eine exzellente Online-Speicherlösung und bietet 1 GB kostenlos mit der Möglichkeit, diese mit anderen Box.net-Benutzern zu teilen.

Es ist eine einfache und gut aussehende App, die das Hochladen in großen Mengen, von Dokumenten und anderen Dateitypen, das Ordnen in Ordnern und das Markieren von Dateien vereinfacht. Die Suche auf Box.net ist ausgezeichnet, und es ist auch eine Sortierung nach Datum und Größe verfügbar.

Wenn Sie Ihren Speicherplatz auf unbegrenzt kostenlos erweitern möchten und dennoch über eine einzige Anmeldung auf Dateien zugreifen können, So machst du es

  • 1. Suchen Sie einen E-Mail-Client, der das Senden von E-Mails von verschiedenen Konten wie Google Mail unterstützt.
  • 2. Erstellen Sie einige neue E-Mail-Konten, auf die Sie über Ihr Hauptkonto zugreifen können.
  • 3. Erstellen Sie mit diesen E-Mails neue Box.net-Konten.
  • 4. Fügen Sie für jedes Konto Ihr Box.net-Hauptkonto zum Netzwerk hinzu und geben Sie den Ordner "Upload From Email" für dieses Konto frei.
  • 5. Senden Sie Dateien per E-Mail an [email protected]

Wenn Sie von Ihrer Haupt-E-Mail senden, werden die Dateien im Ordner "Upload From Email" Ihres Box.net-Hauptkontos angezeigt. Wenn Sie von Ihren zusätzlichen E-Mail-Konten senden, werden diese an Ihre zusätzlichen Box.net-Konten weitergeleitet, aber auf der Registerkarte Updates mit Ihrem Hauptkonto geteilt.

Dort können Sie keine Dateien suchen oder markieren, aber Sie können sie herunterladen oder Ihrem Konto hinzufügen.

Vorteile

  • Tolle Benutzeroberfläche
  • Jeder Dateityp kann hochgeladen werden
  • Kann Dateien veröffentlichen und auf einer öffentlichen Seite anzeigen, auf der RSS verfügbar ist
  • Von E-Mail hochladen
  • Widget einbetten

Nachteile

  • Dokumente können im Browser nicht angezeigt werden
  • Speicherplatz im Verhältnis zur Anzahl der verfügbaren E-Mail-Konten [1 = 1 GB]

Scribd.com

Dies ist eine relativ neue Erweiterung der Szene "YouTube für Dokumente". Hier können Sie Ihre Dokumente wie ein Foto in ein soziales Netzwerk hochladen. Das Teilen und Finden von Dokumenten ist einfach und unkompliziert.

Die Benutzeroberfläche ist etwas umständlich, aber Sie können trotzdem alles mit Tags versehen, um die Organisation zu gewährleisten, und mit der Funktion "Meine Sammlungen" können Sie die Organisation in Ordnern fortsetzen. Wenn Sie bestimmte Dokumente vor neugierigen Blicken schützen möchten, kann jedes Element auf Privat geschaltet werden.

Bei aller Betaversion von Scribd liegen die Stärken in der Kompatibilität. Sie können alles von Microsoft Word-Dokumenten und PDFs in Excel- und Powerpoint-Dateien hochladen.

Nachdem das Dokument geöffnet wurde, können Sie es als PDF, Dokument, Textdatei oder MP3 herunterladen. Egal in welchem ​​Format Sie hochladen, solange es lesbaren Text gibt, ist die Ausgabe gut. Und ich dachte, OCR wäre tot. Jede Datei kann in einem attraktiven [und einbettbaren] Flash-Halter angezeigt werden, in dem Sie das Dokument scrollen, zoomen und drucken können.

Vorteile

  • Sofortige Dateikonvertierung - einschließlich Audio
  • Dokumente im Browser lesen
  • Finden Sie interessante Dokumente aus sozialen Netzwerken
  • Widget einbetten

Nachteile

  • Buggy und unattraktive Oberfläche
  • Für die Suche nach eigenen Dokumenten sind erweiterte Felder erforderlich
  • Es werden nur Dokumenttypen akzeptiert
  • Kann nicht aus E-Mail hochladen

Google Mail + G-Drive

Wir haben bereits erwähnt, dass Sie in Google Mail Filter verwenden, um alles zu organisieren, was Sie über Google Mail Drive hochgeladen haben. Dies funktioniert einfach für Dokumente.

  • 1. Laden Sie Google Mail Drive herunter
  • 2. Erstellen und organisieren Sie Ordner auf dem Google Mail-Laufwerk Ihres Computers
  • 3. Erstellen Sie Google Mail-Filter mit Abfragen wie "GMAILFS: / Verträge /" und "GMAILFS: / Belege /" im Feld "Betreff". Dadurch werden in Google Mail Labels erstellt, die Ihre Ordner widerspiegeln.

Alles, was Sie dem Google Mail-Laufwerk auf Ihrem Computer hinzufügen, wird als E-Mail an Ihr Google Mail-Konto gesendet. Wenn bestimmte Filter hinzugefügt wurden, wird jede Datei in das entsprechende Label / den entsprechenden Ordner in Google Mail verschoben.

Vorteile

  • Verschieben Sie Dokumente wie gewohnt von Ihrem Computer in Ordner
  • Fast 3gig Lagerung
  • Jeder Dateityp kann hochgeladen werden
  • Neue Dateien (oder einfache E-Mails) können in Google Mail in Ihrem System gekennzeichnet werden
  • Teilen Sie Dateien einfach per E-Mail-Weiterleitung
  • Hochladen per E-Mail
  • Google Mail-Suche
  • Kann Dokumente in Kalender, Google Text & Tabellen etc. Integrieren

Nachteile

  • Keine native Sub-Label-Funktion
  • Für die Suche ist das Feld Bezeichnung erforderlich, um die Suche nach E-Mails auszuschließen

Obwohl es immer Dokumente geben mag, die Sie nie online verfügbar haben möchten, sind diese Optionen aus Gründen der Datensicherung und der Barrierefreiheit nicht schlecht. Weißt du es besser?