Produktivität und Organisationsmythos # 8 - Organisation dauert zu lange

Mythos: Um sich zu organisieren, ist so viel Zeit erforderlich, dass Sie beim Organisieren nicht produktiv sind. Es gibt zu viel zu tun, um sich die Mühe zu machen, sich zu organisieren. Realität: Blicke können täuschen. Das Projekt mag umfangreich sein, aber Sie können es schaffen! Wie frisst man einen Elefanten? Beantworten Sie die Frage: "Ein Bissen nach dem anderen."

Hier sind zwei bewährte Methoden, um ein umfangreiches Organisationsprojekt in Angriff zu nehmen. Erstens, halten Sie tägliche Sitzungen ab. Zwei, mach einen Tag draus.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, tägliche Sitzungen abzuhalten, sollten Sie relativ kurze Sitzungen abhalten. Sie können alles für 15 Minuten richtig machen? Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass dies besonders dann zutrifft, wenn am Ende des Zeitblocks eine Belohnung vorliegt. Dieser Ansatz, sich zu organisieren, wird das Ziel im Laufe der Zeit erreichen. Ein oder zwei Monate, um sich zu organisieren, sind ein guter Weg, um neue Fähigkeiten, Standardarbeitsanweisungen und Gewohnheiten zu entwickeln. Als Ermutigung: Unordnung und Desorganisation traten im Laufe der Zeit auf, und eine Umkehrung kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Ich schlage vor, Sie haben einen tragbaren Timer, den Sie für 15 Minuten einstellen, wenn Sie anfangen. Der Timer hat einige große Vorteile:

  • Es wird Ihnen helfen, das Limit Ihres Zeitblocks zu kennen, für das Sie nur 15 Minuten Zeit haben.
  • Dass man für 15 Minuten alles machen kann
  • Sobald Ihre 15 Minuten abgelaufen sind, könnten Sie aufgefordert werden, eine andere zu machen, da "das so schnell ging".
  • Es wird Ihnen helfen, bei der Arbeit zu bleiben. Das Aufräumen und Organisieren ist Ihre einzige Aktivität für die kurze Zeit - 15 Minuten, in denen der Timer läuft.

Tägliche Sitzungen jeden Tag sind der Schlüssel zu diesem Ansatz. Es ist am erfolgreichsten, wenn Sie jeden Tag eine Sitzung durchführen, da sich Ihre Bemühungen verstärken und die Auswirkungen immer deutlicher werden. Sie werden einen Schwung behalten, der Sie zur Vollendung bringt. Und organisiert zu bleiben ist eine natürliche Erweiterung Ihrer Bemühungen. Wenn Sie sich der Organisation einer täglichen Sitzung nähern, haben Sie wahrscheinlich keinen Einfluss auf den typischen Ablauf der Aktivitäten, für die Sie verantwortlich sind.

Wenn Sie sich dafür entscheiden , einen Tag daraus zu machen (sich zu organisieren), werden Sie in relativ kurzer Zeit große Wirkung sehen. Dieser Ansatz ist für diejenigen gedacht, die eine große Herausforderung mögen und die Motivation und Ausdauer haben, beim Projekt zu bleiben. Sie müssen in der Lage sein, alles in den Wartezustand zu versetzen, damit Sie sich voll und ganz auf das Entschlüsseln und Organisieren konzentrieren können. Stellen Sie sich vor, Sie würden Dinge aussetzen, wenn Sie einen kranken Tag bräuchten. Anrufe, E-Mails zurücksenden und die Arbeit erledigen mussten bis morgen warten. Wenn Sie sich von Ablenkungen davon abhalten lassen, einen ganzen Tag zu verbringen, kehren Sie zu täglichen Sitzungen oder mehreren Teiltagen zurück.

Halten Sie an Ihrem Tag alle Vorräte bereit, die Sie benötigen, von Müllsäcken bis zu Aktenordnern. Stellen Sie sicher, dass Sie gut gegessen haben. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich vorzustellen, wie großartig die Dinge aussehen werden, wenn sie ordentlich und effizient angeordnet sind. Laden Sie jemanden ein, hier zu sein. Die Vorteile eines Mitarbeiters sind:

  • Seine Anwesenheit wird Sie an den bevorstehenden Job erinnern.
  • Sie können die Aufregung des Fortschritts teilen.
  • Sie werden die schwierigen Entscheidungen gemeinsam durchgehen.
  • Ihr Partner bei der Organisation wird Sie zum Werfen und Recycling ermutigen.
  • Sie können die Erfolge am Ende des Tages feiern.
  • Indem Sie erklären, was Sie tun und warum Sie jetzt und dann einen zuverlässigen Standard-Betriebsablauf erstellen, den Sie in die Zukunft tragen werden.

Arbeiten Sie dann stetig von einem Bereich zum nächsten. Nichts für spätere Entscheidungen beiseite legen ...

Arbeiten Sie dann kontinuierlich von einem Bereich zum nächsten, z. B. auf Ihrem Desktop, um Schubladen abzulegen oder auf dem Boden zu verstauen. Bewahren Sie nichts für spätere Entscheidungen auf. Mach weiter und räume auf.

Schauen Sie sich dies vor und nach Fotos eines bedeutenden Projekts an:

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Susan Sabo ist eine unerschrockene Reisende, die ihr Leben so organisiert hat, dass sie monatelang außer Landes ist. Sie hat Süd- und Mittelamerika, Europa, Asien, "Down Under" besucht und ist durch Nordamerika gereist. Susan schreibt unter www.productivitycafe.com, berät sich mit Fachleuten über die Verbesserung ihrer persönlichen Produktivität und präsentiert Gruppen motivierende Produktivitätsprogramme und -tipps (wie man sich auf die geschäftige Saison vorbereitet).