Papier und Informationen organisieren: 7 Fehler, die Ihre Produktivität sabotieren

Als professionelle Organisatoren, die Menschen bei der Organisation ihrer Home Offices und Arbeitsbereiche unterstützen, sind hier die sieben größten Fehler bei der Organisation von Informationen, die wir in unserer Arbeit mit Kunden sehen - machen Sie auch diese Fehler?

1. Den Unterschied zwischen "Aktion" und "Referenz" nicht kennen

Dieses Konzept ist sehr wichtig für den Einstieg in Ihre Pfähle. Sie müssen Papier und Informationen, die Maßnahmen erfordern, von Informationen trennen, die lediglich für mögliche zukünftige Anforderungen aufbewahrt werden müssen.

2. Sie haben kein Standard-Kontaktverwaltungssystem

Haben Sie eine Kombination aus Papierfetzen, Visitenkartenstapeln mit Gummibändern, Ihrem E-Mail-Adressbuch und einem Papieradressbuch? Entscheiden Sie sich für ein System und platzieren Sie alles an einem Ort.

3. Ausrüstung und Verbrauchsmaterial erschweren die Archivierung

Viele Menschen haben minderwertige Aktenschränke, die die effektive und rechtzeitige Einreichung Ihrer Unterlagen behindern. Wir sehen oft Schubladen, die kleben oder nicht richtig funktionieren, sodass Sie die Schublade überhaupt nicht öffnen möchten. Wichtig ist auch der Kauf von hochwertigem Archivmaterial. Wir sehen oft billige Hängemappen, die auseinanderfallen und dazu führen, dass das Metallstück herausfällt (und auch Ihre Papiere).

4. Sich nicht regelmäßig mit Papier und Informationen befassen

Was ist Ihre Toleranz für Abwasch? Lässt du dein Waschbecken stapeln, bis es sich überwältigend anfühlt? Wahrscheinlich nicht ... die meisten Leute spülen täglich. Wir lehren die Leute, dass ihr Posteingang oder Postkorb genau wie ihr Spülbecken ist! Die Post wird immer weiter kommen, und wenn man sie stapeln lässt, wird es sich nur noch schlimmer anfühlen.

5. Sie haben kein sicheres Zuhause für Ihre Passwörter

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Passwörter sicher aufbewahren und häufig ändern. Wenn Sie jedoch kein System zum Verfolgen von Passwörtern haben, können Sie die Informationen leicht vergessen. Es gibt auf dem Markt viele Softwareprogramme für Kennwortverwalter, die sicher und verschlüsselt sind und nur ein Hauptkennwort erfordern, um alle Ihre anderen Informationen freizuschalten. Unsere Favoriten sind SplashID (für PDA-Benutzer), Password Agent und Password Depot.

Denken Sie daran, es ist wichtig, dass jemand anderes diese Informationen kennt, wenn Sie vom sprichwörtlichen Bus angefahren werden. Sagen Sie jemandem, dem Sie vertrauen, wie Sie Ihre Informationen finden.

6. Zu lange zu viel behalten

Die wahrscheinlich am häufigsten gestellte Frage ist, wie lange Papiere aufbewahrt werden müssen. Im Allgemeinen können nach Ansicht der meisten Experten steuerbegleitende Dokumente wie Kontoauszüge nach sieben Jahren vernichtet werden. Es ist jedoch ratsam, die Steuererklärung selbst auf unbestimmte Zeit aufzubewahren, und Investitions- und Immobiliendokumente müssen möglicherweise ebenfalls für immer aufbewahrt werden. Sie müssen sich bei Ihrem Anwalt oder Steuerberater erkundigen, um sich über Ihre besondere Situation ganz sicher zu sein.

7. Sichern Sie Ihren Computer nicht

Wir sind immer wieder schockiert darüber, wie viele Personen ihre Daten nicht sichern. Die Frage ist nicht, ob Ihre Festplatte ausfällt, sondern wann! Bist du vorbereitet? Ein gutes Backup-System sollte sein:

  • Sicher - zuverlässig und sicher vor Hackern und neugierigen Blicken
  • Automatisiert - damit Sie nicht zögern oder vergessen
  • Fernbedienung - im Brand- oder Katastrophenfall

Wir empfehlen normalerweise www.backuphelp.com oder www.ibackup.com. Diese günstigen Dienstleistungen haben mehr als einem unserer Kunden den Hals gerettet!

Lorie Marrero ist eine professionelle Organisatorin und Schöpferin von The Clutter Diet, einem innovativen, erschwinglichen Online-Programm für die Organisation zu Hause. Lories Website hilft Mitgliedern dabei, „Clutter-Pounds“ von zu Hause aus zu verlieren, indem sie ihrem Organisationsteam Online-Zugriff gewähren. Lorie schreibt alle paar Tage oder so etwas Nützliches, Lustiges, Interessantes und / oder Wahnsinniges in den Clutter Diet Blog. Sie lebt in Austin, TX, wo ihr Unternehmen seit 2000 praktische Organisationsdienste für Kunden anbietet.