Begrenzen Sie Ihre Wortzahl, wenn Sie einen Punkt machen

Hin und wieder erhalte ich E-Mails mit langen Absätzen. Nachdem ich eine solche E-Mail gelesen habe, frage ich mich normalerweise: "Okay, meint er das oder das?"

Es gab eine Zeit, in der ich mich hinsetzte und mein Archiv in meinem Postfach durchlas und versuchte, den Unterschied zwischen großen und kleinen E-Mails zu verstehen. Ich kam zu dem Schluss, dass große E-Mails mich mehr verwirren als E-Mails mit weniger Wörtern.

Hier meine Gründe, um meine Erkenntnisse zu rechtfertigen:

  • Mehr Wörter verursachen mit höherer Wahrscheinlichkeit mehr Fehler bei der Nachrichtenübermittlung.
  • Weniger Worte haben mehr Chancen für Empfänger, die Idee vollständig zu verdauen.
  • Wir verwenden lebendige Wörter in weniger Worten.
  • Wir rennen nicht mit weniger Wörtern durch den Kreis - wir können nicht, wir sind in der Wortgrenze gefangen. Wir müssen präzise sein und mit dieser Einschränkung auf den Punkt kommen.
  • Die Leute verbringen weniger Zeit damit, weniger Wörter zu lesen. Mehr Zeit zum Verstehen.

Bei all den Vorteilen, weniger Wörter zu verwenden - ich denke, warum schreiben die Leute lange E-Mails, wenn sie eine kurze schreiben könnten?

Ich hatte keine Zeit, einen kurzen Brief zu schreiben, also schrieb ich stattdessen einen langen. - Mark Twain

Mark Twain, ein brillanter Schriftsteller, sagte einmal, ein langer Brief brauche weniger Zeit als ein kurzer Brief. Wir Menschen tendieren dazu, einen einfachen Weg zu gehen. Ein direkter Brain Dump ist einfach, aber das Bearbeiten ist schwierig.

Ein Beispiel? Lesen Sie Paul Grahams Artikel Writing, Briefly. Sein kurzer Artikel kostet ihn mehr für die Bearbeitung als das eigentliche Schreiben: "Dieser hat 67 Minuten gedauert - 23 für das Schreiben und 44 für das Umschreiben."

Lange E-Mails sparen Ihnen jedoch unter Umständen keine Zeit. Überlegen Sie sich, wann Sie in einer Antwort klarstellen müssen, was Sie gesagt haben. Denken Sie darüber nach, wann Ihr Mitarbeiter die Anforderungen nicht versteht und bei Aufgaben aus dem Ruder läuft. Junge, es ist nicht hübsch.

Lösung? Schränkt Ihre Worte ein, macht Ihren Standpunkt klar und präzise. Versuchen Sie diese Übung: Wenn Sie einen Punkt in einer E-Mail übermitteln, versuchen Sie, die Betreffzeilen auf weniger als 10 Wörter und den Haupttext auf weniger als 20 Wörter zu beschränken.

Versuch es. Siehe die Ergebnisse. Haben Sie weitere Ideen, Geschichten zu teilen? Bitte kommentieren!